Modèle de fichier
client gratuit.

1. Les colonnes, une par une

Le modèle ci-dessus vous propose ces colonnes. Les quatre premières sont cochées d’office : elles suffisent à tenir une carte de fidélité.

PrénomCochée d’office

Pour saluer le client par son prénom. Pas indispensable, mais plus chaleureux.

À remplir : le prénom, tel que le client le donne.

TéléphoneCochée d’office

Ce qui vous permet de retrouver le bon client quand il passe en caisse.

À remplir : sous la forme 06 12 34 56 78. La colonne est au format texte : le zéro du début reste.

PassagesCochée d’office

Le compteur : combien de fois il est venu.

À remplir : le nombre de passages, depuis son inscription.

Dernier passageCochée d’office

Qui ne revient plus — et quand sa ligne doit quitter le fichier.

À remplir : la date de sa dernière visite, en jj/mm/aaaa.

Nom

Le nom de famille. Utile surtout si vous prenez des réservations.

À remplir : le nom de famille. Facultatif.

E-mail

Pour écrire aux clients qui l’ont accepté. Il peut aussi remplacer le téléphone.

À remplir : l’adresse e-mail, si le client l’a donnée.

Désinscrit le

La date où il vous a demandé de ne plus lui écrire. Sa carte, elle, continue.

À remplir : la date où le client a refusé vos messages, en jj/mm/aaaa. À partir de là, on ne lui écrit plus.

Carte de fidélité

Où en est sa carte, et à combien elle se remplit : deux colonnes, le solde et le palier.

Colonne « Carte de fidélité »
Où en est sa carte : le nombre de tampons, de points ou d’euros cumulés.

Colonne « Carte de fidélité — palier »
Le seuil à atteindre pour la récompense.

Inscrit le

Depuis quand il a sa carte.

À remplir : la date de son inscription, en jj/mm/aaaa.

2. Le remplir au moment de payer

1. Demandez le numéro de téléphone. C’est lui qui retrouve la bonne ligne : deux clients peuvent avoir le même prénom, pas le même numéro.
2. Cherchez-le dans le fichier avec Ctrl + F (Cmd + F sur Mac). Écrivez toujours les numéros de la même façon, 06 12 34 56 78 : tapé « 0612345678 », il ne serait pas retrouvé.
3. Il y est : ajoutez 1 à « Passages » et mettez la date du jour dans « Dernier passage ».
4. Il n’y est pas : ajoutez une ligne en bas, et dites-lui ce que vous faites de ses informations. La phrase à afficher en caisse est prête dans notre guide Fidélité et RGPD.

3. Ce que la CNIL vous demande

• Ne garder que le nécessaire à la relation avec vos clients. Pour une carte de fidélité, les colonnes cochées d’office suffisent.
• Informer vos clients de ce que vous faites de leurs données, et de leurs droits.
• Protéger le fichier et limiter la durée pendant laquelle vous le gardez : voir plus bas.
• L’inscrire dans votre registre des traitements, un document que vous tenez vous-même : la CNIL en propose un modèle.

La mention à afficher, l’accord avant d’écrire et les droits de vos clients sont détaillés dans Fidélité et RGPD.

4. Le tenir dans le temps

• Une fois par mois, triez par « Dernier passage », du plus ancien au plus récent. En haut, ceux qui ne viennent plus : s’ils ont accepté vos messages, le message de relance est prêt.
• Trois ans sans nouvelles, la ligne part. La CNIL permet de garder un client pendant la relation, puis trois ans après son dernier achat ou son dernier contact. Au-delà, supprimez la ligne, sauf si le client vous dit clairement vouloir continuer à recevoir vos messages.
• Un client qui dit stop garde sa ligne. Notez la date dans « Désinscrit le » : sa carte continue, vos messages s’arrêtent.
• Un client qui demande à être effacé : supprimez sa ligne. C’est l’un de ses droits.
• Une copie à l’abri, un mot de passe. La CNIL demande des sauvegardes régulières, rangées dans un endroit sûr, loin du lieu principal : gardez une copie hors de la boutique, et n’ouvrez le fichier qu’après un mot de passe.